Come Creare Preventivo con Access

Se sei un fornitore, un commerciante o un libero professionista, ti sarà capitato spesso di presentare preventivi. In questa ti illustrerò come creare un modulo che potrai salvare per riutilizzarlo per vari prodotti. Per farlo basta che sappia usare InfoPath 2007, e i dati di accesso li inserirai con un database creato Access 2007. Il modulo è composto da un casella combinata che permette di scegliere i prodotti da una casella di testo in cui sono riportati le quantità e il totale, per il numero dei pezzi richiesti.

Per prima cosa devi creare un database (detto DB) con Microsoft Access 2007. Questo database avrà una tabella nominata preventivo, con due campi, Descrizione (chiave) e Prezzo. Salva il database sul vostro disco e inserisci i dati della tua attività; il campo descrizione è di tipo testo mentre il prezzo di tipo valuta. Dopo aver creato il DB Access, crea un nuovo modulo con infopath.

Dopo avere aperto il programma MS Infopath 2007, seleziona la creazione di un progetto modello di modulo vuoto, inserisci una tabella dalla voce di menu Tabella con titolo, nel pannello Attività, nella sezione Layout, scrivi il titolo, ad esempio Preventivo. Nella riga successiva scrivi la parola Descrizione, ed inserisci un controllo di tipo Casella di riepilogo a discesa, situata nella sezione Controlli in Attività. Dopo aver posizionato il controllo sul modulo, sotto scrivi Quantità ed inserisci un controllo di tipo Casella di testo. Sotto a tale controllo scrivi totale, e inserisci un controllo di tipo Casella di testo.

Ora che hai creato il modulo, devi impostare il controllo Casella di riepilogo a discesa in modo che prenda i dati dal DB Access 2007 creato prima. Per far ciò apri la finestra delle proprietà con il tasto destro del mouse sul controllo Casella di riepilogo a discesa, nel menu di scelta rapida seleziona Proprietà casella. Nella schermata in basso, c’è la sezione Voci casella di riepilogo, selezionate l’opzione Cerca valori in un’origine dati esterna.

Ora clicca sul pulsante Aggiungi, si aprirà una finestra; seleziona Crea nuova connessione per ricezione dati. Nella finestra successiva è possibile inserire la fonte dalla quale caricare i dati, seleziona Database. La procedura guidata ti porta a un’altra finestra, con il pulsante Seleziona database, seleziona il tuo DB Microsoft Access 2007, selezionando la voce Database di Microsoft Access 2007 (*.acccdb, *.accde). Prima di procedere chiudi il database altrimenti si visualizzerà un messaggio di errore.

Clicca su Avanti, e nella finestra successiva, seleziona la casella Memorizza una copia dei dati nel modello di modulo; clicca su Avanti e arrivi alla finestra conclusiva, che ti riporta tutte le informazioni; qui puoi cambiare anche il nome della connessione. Per finire clicca su Fine. Terminata la procedura Connessione guidata dati, il programma ti riporta alla finestra delle proprietà della casella, a questo punto imposta i restanti campi: il campo Voci, con il nome della connessione; il campo Valore, ovvero il prezzo. Mentre per il campo Nome Visualizzato lascia il valore impostato, ossia Descrizione.

Terminata la connessione alla base dati, devi impostare una formula, per il campo Totale. Nella finestra delle Proprietà – Casella di riepilogo a discesa, clicca sul pulsante Regole. Si aprirà una finestra nella quale clicca Aggiungi, in questo modo potrai aggiungere delle regole. Dalla finestra Regola, seleziona Aggiungi azione, nella finestra successiva, imposta per il campo Azione il valore: Imposta il valore di un campo.

Nella casella di testo Campo seleziona totale, tramite il pulsante situato accanto alla casella di testo. Per Valore, seleziona il pulsante situato vicino alla casella di testo, nella finestra che appare, fai clic sul pulsante Inserisci campo o gruppo, e dall’elenco che ti viene aperto, seleziona il campo Descrizione, aggiungi l’asterisco, e tramite il pulsante Aggiungi campo o gruppo, seleziona il campo Quantità.

Nelle proprietà della casella di quantità, coma valore predefinito inserisci 1. Ora che hai impostato tutti i campi, testalo per verificarne il funzionamento: fai clic sul pulsante anteprima modulo, situato nella barra standard, e imposta un valore nella casella descrizione, vedrai che cambiando le varie voci nella casella di testo e nella casella quantità, la casella del totale si aggiornerà con i nuovi dati.

Se non si dispone di Access, è possibile anche creare un preventivo con Excel e Word. Per un esempio, è possibile scaricare questo modello dal sito Documentiutili.com, Ovviamente in questo caso il preventivo è molto semplice.

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